Comment organiser des événementiels au sein de votre association ?

Processus de gestion des événementiels
Vous souhaitez donner vie à votre association en organisant des événements mémorables ? La planification et l'exécution d'événements réussis peuvent renforcer les liens communautaires, accroître la visibilité de votre association et mobiliser vos membres autour d'une cause commune.. Que vous soyez une petite association locale ou une organisation à but non lucratif d'envergure, ce processus vous fournira des informations essentielles pour assurer le succès de vos événements associatifs.

Fiche2 processus de gestion des evenementiels

Détails

Les Textes de référence législatifs et Guides (Voir Annexe 1)

  • RGPD Règlement européen des protections des données (RGPD)
  • Règles de sécurité d’un établissement recevant du public (ERP)
  • Obligation d’accessibilité des ERP aux personnes handicapées

Les Profils / Roles Impliqués

  • Public ciblé par la campagne ou l’événement
  • Participants
  • Responsable de la communication de l’association
  • Equipes de l’association
  • Bénévoles

Les Points d’attention

  • La qualité des données (nom, prénom, adresse, email, téléphone) concernant les contacts ou les personnes morales (complétude et mise à jour)
  • La sécurité relative à l’accès aux données des contacts (données sensibles, données à caractère personnel)
  • La planification des activités et des moyens humains et matériels/logiciels pour réaliser la campagne de communication et/ou un événementiel
  • La maîtrise des flux d’information pour le suivi des inscriptions, les relances, le désistement des participants

Les Mesures usuelles

  • Mesure d’efficacité de la campagne de communication (Exemple de mesures d’efficacité :
    • Nombre d’inscriptions en tant que bénévole
    • Nombre de demandes d’information par mail ou appel téléphonique
    • Nombre d’inscriptions à la Newsletter
    • Nombre de connexions sur le site de l’association
    • Nombre de dons financiers ou en nature
    • Nombre de nouvelles adhésions
  • Mesure d’efficacité d’un événementiel
    • Nombre d’inscriptions à un événement
    • Nombre de dons financiers ou en nature
  • Mesure de défaillance
    • Nombre d’emails non lus
    • Nombre d’emails non parvenus
    • Nombre de NPAI (N’habite Plus à l’Adresse Indiquée)

Les Outils utiles

  • Outil d’aide à la saisie de coordonnées des contacts (formulaire, email, scan de carte de visite, etc.)
  • Les bases de données de contacts et de structures
  • Outil d’aide à la segmentation/ciblage pour la communication
  • Outil d’envoi d’email en masse sur une population cible avec retour sur les ouvertures/échecs
  • Outil d’enregistrement d’inscription à des événements / Envoi de confirmation / Suivi de présence
  • Outil de « reporting » et tableau de bord.
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